创建数据备份

在讨论到的众多数据类型当中，“电子文档”是人们在建立备份策略时最为担心的。这个词有点模棱两可，但通常是指那些您用于自我记录，通过双击它们或使用某个应用程序的“文件”菜单来手动打开的文件。具体来说，它包括文本文件、文书处理文档、PPT简报、PDF文档和电子表格，还有其他。跟电子邮件信息不同的是，电子文档通常不会在互联网上有同步的远程副本。

在备份您的电子文档时，您应该记得也备份您的程序数据库。比如说，如果您使用一个日历程序或者电子地址簿，您就需要找到这些程序储存数据的文件夹。走运的话，这些数据库跟您的电子文档会储存在相同的位置，比如，在一台Windows电脑上它们通常会保存在“我的文档”里。如果不是这样，您就应该把适当的文件夹添加到您的常规备份里。

用Thunderbird这样的应用程序来储存电子邮件，这是程序数据库的一种特殊情况。如果您使用一个电子邮件程序，而且您不能或不愿意在服务器上保留一份信息副本，那您就必须确保您的常规备份包括这个电子邮件数据库。您可以根据互动的方式，把图像和视频文件视为电子文档，或者是程序数据库里的项目内容。比如，像Windows Media Player和iTunes这种应用程序，就像数据库那样运作。如果您使用这样的程序，您可能需要通过搜索您的硬盘，才知道它们把帮助您管理的媒体文件都存放在哪里。

存储设备

在您备份您的电子文档之前，您需要决定使用哪一种存储设备。

CD - CD能储存约700兆字节(MB)的数据，您将需要一台CD刻录机和空白CD盘来创建CD备份。如果您想擦写一张CD并更新储存于其上的文件，您就需要一台CD-RW刻录机和可擦写CD盘。所有主流的操作系统，包括Windows XP，现在都有内置的软件来刻录CD和CD-RW。请记住，写进这些盘片里的数据会在五年或十年后开始老化。如果您需要把备份保存得更久，您需要偶尔重新创建这些CD、购买特别“耐用”的盘片，或使用别的备份方法。

DVD - DVD能储存4.7千兆字节(GB)的数据。它们的原理跟CD差不多，但需要稍微昂贵一点的设备。您需要一台DVD或DVD-RW刻录机和合适的盘片。跟CD一样，写进一张正常DVD里的数据最终也会老化。

U盘 - 一个U盘能储存它的最大容量所允许的数据。即使是容量等于或大于一张CD或DVD的U盘也可能很便宜，它们易于擦除或复写很多次。跟CD和DVD一样，U盘使用寿命也有限，通常估计约为10年。

远程服务器 - 一台维护良好的网络备份服务器可能有无限的容量，但这种做法是否现实还得取决于您连接互联网的速度和稳定性。请记住，在您自己的办公室里运行一台备份服务器，虽然比把数据复制到互联网上更为快捷，却违背了要把重要的数据副本保存在两个不同物理位置的要求。互联网上也有免费的存储服务，但在把备份上传到您不认识或不信任的组织或个人所运行的服务器上之前，您应该把备份加密。请参看延伸阅读以了解一些案例。

备份软件

Cobian Backup是一款容易操作的工具，您可以设定它到了常规预定的时间就自动运行，也可以设定为只针对上次备份之后有过改动的文件进行备份。它还可以压缩备份以占用更少的空间。
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上手指南：查看Cobian Backup 指南并开始使用
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一如既往，使用像TrueCrypt这样的工具把备份加密是个好主意。在第四章：如何加密您计算机上的敏感数据中找到可以更多关于数据加密的资料。
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上手指南：查看TrueCrypt 指南并开始使用
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使用这些备份工具的时候，您可以做一些事情使得您的备份系统工作更为顺畅：

• 整理您电脑上的文件。尽量把所有包含了您想要备份的电子文档的文件夹放到同一个位置。比如放在“我的文档”文件夹里。
• 如果您使用要把自身数据存放在应用程序数据库里的软件，您首先要决定改数据库的位置。如果您觉得默认的位置不太方便，可以看程序是否允许您给数据库选择一个新的位置。如果允许，您可以把数据库放到与电子文档相同的位置。
• 创建一个常规时间表来进行备份。
• 尝试给您的办公室里那些还没有一套可靠安全的备份策略的员工确立程序。帮助您的同事认识到这个问题的重要性。
• 务必要测试从备份恢复数据的过程。记住，您最终真正关心的是恢复的过程而非备份的过程！

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Elena: 好了，我在上班的时候制作了一个加密备份，放在一张CD上。Cobian已设定为几天之后更新我的备份。我的工作桌有一个上锁的抽屉，我打算把这些备份CD放进去，那它们就不会丢失或损坏。
Nikolai: 但如果您的办公室发生火灾呢？电脑、桌子、备份CD和所有东西被烧精光了呢？或者，如果您的网站论坛经常策划大型的环保示威活动，而当局进行镇压，事态无法控制，整个组织被查抄了呢？我可不相信您桌子上那小小的锁能阻止警察查抄那些CD。把它们放在家里，或者请朋友帮您保管，如何？
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